Fem fejl i dokumentorden og noter, og hvordan du undgår dem

Den hyppigste fejl ser jeg allerede i de første timer af en research: dokumenter lander i én mappe med navne som 'udkast2' eller 'vigtigt'. Efter en uge kan ingen, heller ikke dig selv, finde ud af, hvilken version der hører til hvilken påstand. Det koster tid, og det gør det svært at forklare en redaktør, hvor et tal stammer fra.

Løsningen er kedelig, men virker: aftal en fast navngivning, før du gemmer den første fil. Start med dato, tilføj kilde og kort emne, og hold dig til det hele vejen. I øvelserne på kurset får deltagerne en enkel mappestruktur, som de selv tilpasser til deres projekt.

Pointen er ikke, at systemet skal være smukt. Det skal være så forudsigeligt, at en kollega kan åbne mappen uden at spørge dig og finde frem til det, hun leder efter, på få minutter.

• Navngiv filer med dato, kilde og emne
• Gem originalen urørt, og arbejd i en kopi
• Brug samme mappestruktur i hvert projekt

En anden klassiker er et citat, der står i noterne uden angivelse af, hvem der sagde det, hvornår, og i hvilken sammenhæng. Når teksten senere skal tjekkes, er det umuligt at afgøre, om ordlyden er præcis, eller om du har parafraseret fra hukommelsen.

Skriv derfor altid citatet ordret mellem anførselstegn og tilføj med det samme, hvem der talte, hvor det blev sagt, og hvor du har det fra: en optagelse, et referat eller en skriftlig besked. Markér tydeligt, hvis du kun har en andenhåndsgengivelse.

Hvis du bruger lydoptagelser, så notér tidsstemplet ved citatet. Det lyder som en detalje, men det er den, der gør det muligt at efterprøve ordlyden på to minutter i stedet for to timer.

• Citat, taler, sted og dato hører sammen
• Skeln mellem ordret citat og egen omformulering
• Notér tidsstempel ved lydoptagelser

Mange noterer kilder med forkortelser eller fornemmelser: 'rapporten fra mødet' eller 'ham fra kommunen'. Mens researchen er frisk, virker det fint. Tre uger senere forstår du det måske ikke selv, og andre har ingen chance.

En brugbar henvisning peger entydigt på ét dokument eller én person og siger, hvor og hvornår du fik fat i den. For et dokument betyder det titel, afsender, dato og placering i din mappe. For en person betyder det navn, funktion og tidspunkt for samtalen.

Prøv at læse dine egne noter, som om du var en fremmed. Kan du pege på kilden til hver enkelt påstand uden at gætte, er henvisningerne gode nok. Hvis ikke, så ret dem nu, mens du stadig husker, hvad de dækker.

• Undgå forkortelser, som kun du forstår
• Skriv titel, afsender, dato og placering
• Test noterne ved at læse dem som en fremmed

Noter fyldes ofte med en blanding af fakta, egne hypoteser og halvt afprøvede ideer. Når alt står i samme tone, bliver det svært at se, hvad der er dokumenteret, og hvad der blot er en antagelse, du endnu ikke har undersøgt.

Brug en simpel markering. Alt, der stammer fra en kilde, får en henvisning. Alt, der er dit eget gæt, får et tydeligt mærke, for eksempel et spørgsmålstegn eller teksten 'hypotese'. Så ved du ved gennemlæsningen, hvad der skal efterprøves, før det kommer i teksten.

Den vane beskytter dig mod en snigende fejl: at en hypotese gennem gentagelse i dine egne noter begynder at føles som et faktum. Det sker oftere, end man tror, især sent i et langt researchforløb.

• Markér hypoteser, så de ikke bliver til fakta
• Giv hver påstand en henvisning til kilden
• Gennemgå noterne for uafklarede punkter før skrivning

Den femte fejl er at udskyde ordenen til slutningen. Når deadline nærmer sig, er det de færreste, der har overskud til at rekonstruere, hvor hvert tal kom fra. Resultatet er huller, som enten fører til udeladte oplysninger eller til oplysninger, du ikke kan stå inde for.

Gør det i stedet til en lille daglig rutine. Brug de sidste ti minutter af en researchdag på at navngive nye filer, rette henvisninger og skrive tre linjer om, hvad du fandt, og hvad du mangler. Det er ikke meget, men det summer sig til et overskueligt forløb.

På kurset øver vi netop det: korte afslutninger på hver arbejdssession, så dokumentationen vokser sammen med researchen og ikke bagefter den.

• Afsæt ti minutter til oprydning hver dag
• Skriv tre linjer om status og hvad der mangler
• Gennemgå mappen, før du begynder at skrive